Η ιατρική τεκμηρίωση, σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή, αποτελείται από ατομικά και συλλογικά έγγραφα.
Όταν μιλάτε και γράφετε σχετικά με την τεκμηρίωση, αξίζει να έχετε κατά νου:
1) ατομική τεκμηρίωση - σχετικά με μεμονωμένους ασθενείς που χρησιμοποιούν υπηρεσίες υγείας ·
2) συλλογική τεκμηρίωση - αναφέρεται σε όλους τους ασθενείς ή συγκεκριμένες ομάδες ασθενών που χρησιμοποιούν υπηρεσίες υγείας.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η μεμονωμένη τεκμηρίωση περιλαμβάνει:
1) ατομική εσωτερική τεκμηρίωση - προορίζεται για τις ανάγκες του φορέα που παρέχει υπηρεσίες υγείας
2) εξωτερική ατομική τεκμηρίωση - προορίζεται για τις ανάγκες ενός ασθενούς που χρησιμοποιεί υπηρεσίες υγείας που παρέχονται από την οντότητα.
Ατομική εσωτερική τεκμηρίωση
Στην ατομική εσωτερική τεκμηρίωση, γίνεται καταχώριση σχετικά με την έκδοση εξωτερικών μεμονωμένων εγγράφων ή επισυνάπτονται τα αντίγραφά της. Κάθε σελίδα της μεμονωμένης τεκμηρίωσης που διατηρείται σε έντυπη μορφή φέρει τουλάχιστον το όνομα και το επώνυμο του ασθενούς. Σε περίπτωση δημιουργίας εκτύπωσης από μεμονωμένη τεκμηρίωση που διατηρείται σε ηλεκτρονική μορφή, κάθε σελίδα της εκτύπωσης σημειώνεται με τουλάχιστον το όνομα και το επώνυμο του ασθενούς.
Εάν δεν είναι δυνατό να προσδιοριστεί η ταυτότητα του ασθενούς, η τεκμηρίωση φέρει την ένδειξη "NN", αναφέροντας τον λόγο και τις περιστάσεις που εμποδίζουν την ταυτοποίηση. Η εσωτερική ατομική τεκμηρίωση περιλαμβάνει αντίγραφα της τεκμηρίωσης που παρουσίασε ο ασθενής ή οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτήν είναι σημαντικές για τη διαδικασία διάγνωσης, θεραπείας ή νοσηλείας. Ένα έγγραφο που περιλαμβάνεται σε μεμονωμένη εσωτερική τεκμηρίωση δεν μπορεί να αφαιρεθεί από αυτό.
Η οντότητα που παρέχει υπηρεσίες υγείας παρέχει ιατρική τεκμηρίωση
1) οντότητες που παρέχουν υπηρεσίες υγείας, εάν αυτή η τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για να διασφαλιστεί η συνέχεια των υπηρεσιών υγείας ·
2) δημόσιες αρχές, το Εθνικό Ταμείο Υγείας, αυτοδιοικητικοί φορείς ιατρικών επαγγελμάτων και εθνικοί και επαρχιακοί σύμβουλοι, στο βαθμό που είναι απαραίτητο για την εκτέλεση των καθηκόντων τους από αυτές τις οντότητες, ιδίως τον έλεγχο και την εποπτεία ·
3) συνταξιοδοτικές αρχές και ομάδες για την κρίση της αναπηρίας, σε σχέση με τις διαδικασίες που διεξήγαγαν ·
4) οντότητες που τηρούν μητρώα ιατρικών υπηρεσιών, στο βαθμό που είναι απαραίτητο για τη διατήρηση των μητρώων ·
5) ασφαλιστικές εταιρείες, με τη συγκατάθεση του ασθενούς ·
Η οντότητα που παρέχει υπηρεσίες υγείας διατηρεί ιατρική τεκμηρίωση για περίοδο 20 ετών από το τέλος του ημερολογιακού έτους κατά το οποίο έγινε η τελευταία εγγραφή, εκτός από:
1) ιατρική τεκμηρίωση σε περίπτωση θανάτου του ασθενούς ως αποτέλεσμα σωματικού τραυματισμού ή δηλητηρίασης, η οποία φυλάσσεται για 30 χρόνια από το τέλος του ημερολογιακού έτους κατά το οποίο συνέβη ο θάνατος ·
2) φωτογραφίες ακτίνων Χ που αποθηκεύονται εκτός της ιατρικής τεκμηρίωσης του ασθενούς, οι οποίες αποθηκεύονται για 10 χρόνια από το τέλος του ημερολογιακού έτους κατά το οποίο λήφθηκε η φωτογραφία.
3) παραπομπές για εξετάσεις ή παραγγελίες γιατρού, οι οποίες αποθηκεύονται για περίοδο 5 ετών από το τέλος του ημερολογιακού έτους κατά το οποίο παρέχεται η υπηρεσία που αποτελεί αντικείμενο της παραπομπής ή της παραγγελίας ·
4) ιατρικά αρχεία για παιδιά κάτω των 2 ετών, τα οποία φυλάσσονται για περίοδο 22 ετών.
Μετά τη λήξη των περιόδων αποθήκευσης, ο φορέας που παρέχει υπηρεσίες υγείας καταστρέφει την ιατρική τεκμηρίωση με τρόπο που αποτρέπει την αναγνώριση του ασθενούς που αφορά.
Μετά τη λήξη των περιόδων αποθήκευσης, οι διατάξεις που εκδίδονται βάσει του άρθρου 3 ισχύουν για την αντιμετώπιση ιατρικών εγγράφων που είναι ήδη τότε αρχειακό υλικό κατά την έννοια των διατάξεων του νόμου περί των εθνικών αρχειακών πόρων και αρχείων. 5 δευτερόλεπτα 2 και 2β αυτής της πράξης.
Στη συνέχεια, το αρχειακό υλικό διατίθεται σε οργανωτικές μονάδες και πολίτες (π.χ. μέλη της οικογένειας του ατόμου του οποίου τα ιατρικά αρχεία έχουν αρχειοθετηθεί) και για σκοπούς επιστήμης, πολιτισμού, τεχνολογίας και οικονομίας. Η παροχή αρχειακού υλικού για τις παραπάνω ανάγκες είναι δωρεάν.
Νομική βάση:
Νόμος της 14ης Ιουλίου 1983 σχετικά με τους εθνικούς αρχειακούς πόρους και αρχεία (Journal of Laws of 2011, No. 123, item 698 and No. 171, item 1016),
Νόμος της 6ης Νοεμβρίου 2008 σχετικά με τα δικαιώματα του ασθενούς και τον Διαμεσολαβητή για τα δικαιώματα του ασθενούς (Εφημερίδα των νόμων του 2012, σημείο 159, όπως τροποποιήθηκε)
